Excel-Tabellen in InDesign platzieren
Beim Platzieren von Excel-Tabellen gibt es einige Dinge zu bedenken.
Wenn
Sie eine Excel-Tabelle bereits vorbereitet haben und diese nun in ein
InDesign-Layout einfügen möchten, dann lässt sich die komplette Tabelle
platzieren.
Sie sollten aber vorher die Tabelle in Excel öffnen, um
festzustellen, welchen Bereich der Zellen und welches Tabellenblatt Sie
gern importieren möchten. Im günstigsten Fall sind die Tabellenblätter
benannt und Sie können am Namen erkennen, was sich darauf befindet.
Es
kann auch sein, dass ein Zellbereich benannt wurde. Das hilft Ihnen
beim Platzieren des richtigen Bereichs. Vielleicht sollte die
Excel-Datei entsprechend vorbereitet werden. Sie können auch einfach
den Zellbereich für den Import der Datei eingeben.
Eine Tabelle, die in Excel bereits vorformatiert wurde, soll nun komplett übernommen werden. Sie können aber auch nur die Inhalte verwenden und ein eigenes vorbereitetes Tabellenformat zuweisen.
Besonders wichtig für einen erfolgreichen Import ist
auch, dass die Schnellspeicherung bei den Office-Programmen immer
abgeschaltet wird. Die Schnellspeicherung sorgt dafür, dass
unerwünschte Textfragmente von vorher gespeicherten Versionen noch
importiert werden und dann erst wieder in der InDesign-Tabelle gelöscht
werden müssen. In den neuen Versionen gibt es gottseidank keine Schnellspeicherung mehr.
Beim Import von Excel-Dateien werden auch die Farben importiert, die für die farbige Gestaltung der Excel-Tabelle verwendet wurden. Das ist praktisch, denn so können Sie die Farbdefinition anpassen und bei Bedarf ändern.
Leider werden die Tabellen oft so importiert, dass die Standardtabelleneinstellung von InDesign verwendet wird. Die Schriftarten und Schriftgrößen werden möglicherweise nicht korrekt importiert. Jedenfalls müssen Sie einige Änderungen machen. Wenn der Text in einer Zelle nicht passt, sehen Sie ein kleines rotes Zeichen rechts unten, so dass Sie erkennen können, wo Sie noch Korrekturen machen müssen.
Zunächst einmal werden meist die Abstände für Texte zu den Zellkonturen nicht stimmen. Sie müssen die Werte verringern. Standardmäßig werden die Zellabstände mit 1,411 Millimeter an allen vier Seiten definiert. Das ist in der Regel zu viel. In der Steuerungsleiste können Sie das korrigieren.
Dann kann es vorkommen, dass die genau eingestellte Zeilenhöhe nicht ausreicht und Sie die Mindesthöhe zulassen müssen, die sich nach der Textmenge und Schriftgröße richtet. Das ist im Bedienfeld „Tabelle“ oder in der Steuerungsleiste einstellbar. Dadurch finden Sie Texte, die eigentlich gelöscht werden können und durch die Schnellspeicherung dort hängen geblieben sind. Im Textmodus lässt sich in InDesign nun der Übersatz prüfen und ggf. überflüssige Texte löschen.
Tipp: Es gibt ein
Plug-In für InDesign, dass den Import von Excel-Tabellen erleichtert.
Die Formatierung geht nämlich verloren, wenn die Tabelle aktualisiert
werden muss. Mit Smart-Styles können Sie Tabellenstile erstellen und
diese dann nach der Aktualisierung der Tabelle wieder zuweisen. In InDesign lassen sich aber auch Zellenformate erstellen. Im Unterschied zu dem Plug-In speichern diese aber nicht die Spaltenbreiten. Beachten Sie beim Zuweisen von Tabellen- und Zellenformaten in InDesign bitte, dass Sie in den Zellenfomaten die Absatzformate verankern müssen und alle Zellen unbedingt mit Zellenformaten formatieren müssen, damit die Aktualisierung die Formatierung nicht durcheinander bringt.
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